“El análisis de los espacios de trabajo (Workplace Analytics) es un proceso que utiliza herramientas y técnicas de análisis de datos para comprender cómo los empleados utilizan los espacios de trabajo y cómo colaboran entre sí. Más allá de optimizar la productividad y la eficiencia, es un enfoque basado en datos para identificar patrones, tendencias y áreas de mejora; los resultados se utilizan para tomar decisiones y realizar cambios con el objetivo de mejorar el compromiso y el bienestar de los empleados”.
Transformando e innovando con Sisense
Durante casi dos décadas, Measuremen, con sede en Países Bajos, ha ayudado a las empresas a aumentar su rendimiento optimizando sus espacios físicos. El factor clave para el éxito: disponer de análisis más sólidos. Measuremen recopila datos sobre los espacios de trabajo a través estudios de observación, analizando datos de ocupación basados en sensores y realizando encuestas a empleados. El análisis y la información resultantes permiten a los gestores de las instalaciones, arquitectos y consultores tomar decisiones basadas en datos sobre el diseño y la eficiencia de las oficinas.
A medida que crecía el éxito de Measuremen, también lo hacían sus retos. “Nuestro objetivo es que nuestra plataforma de análisis sea tan esencial que nuestros clientes confíen en ella a diario“, afirma la directora de producto Natacha Willhalm. “Queremos que nuestros clientes se queden con nosotros no solo por los datos que recopilamos, sino por las poderosas perspectivas que ofrecemos”.
Measuremen disponía de una metodología potente, pero necesitaba una gestión de datos e informes más moderna y a la altura de sus retos.
El desafío
La ineficiente recogida manual de datos y la elaboración de informes hacían que las operaciones de Measuremen fueran lentas, propensas a errores y difíciles de ampliar.
La Solución
Sisense permitió a Measuremen automatizar la generación de informes, mejorar la calidad de los datos y dotar a los clientes de cuadros de mando analíticos interactivos en tiempo real sobre los espacios de trabajo.
El impacto
Sisense transformó el proceso de análisis de Measuremen, mejorando drásticamente la velocidad, la eficiencia y la calidad de los datos.
La entrega de informes pasó de dos semanas a realizarse en el mismo día.
El tiempo de elaboración manual de informes se redujo de 16 horas por proyecto a sólo 30 minutos.
Las necesidades de personal para la elaboración de informes y el procesamiento de datos se redujeron de cinco miembros a tiempo completo a dos a tiempo parcial.
Sisense ElastiCube detecta automáticamente las anomalías en tiempo real, reduciendo las comprobaciones manuales de los datos.
Los datos se actualizan cada 15 minutos, lo que garantiza comprobaciones de calidad prácticamente en tiempo real.
El problema: procesos lentos y manuales
Antes de implementar Sisense, el proceso de análisis de Measuremen se basaba en procesos manuales que consumían mucho tiempo. Los observadores registraban físicamente los datos de ocupación y los transferían a hojas de cálculo Excel. Los informes se elaboraban a mano y se exportaban como PDF estáticos, un proceso que llevaba a un equipo de personas hasta dos semanas por proyecto.
Esta ineficacia planteaba problemas a las operaciones de Measuremen y a sus clientes:
Plazos de entrega lentos
Los informes requerían más de 16 horas de trabajo manual por proyecto.
Errores humanos
Los observadores a veces cometían errores, lo que exigía controles de calidad adicionales.
Datos desorganizados
Los clientes recibían varios PDF al año, lo que dificultaba el seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo.
Información limitada
Los informes estáticos impedían a los clientes filtrar los datos o interactuar con ellos de forma dinámica.
Measuremen necesitaba una solución más escalable y automatizada, que ahorrara tiempo, mejorara la precisión y ofreciera una mejor experiencia al cliente.
La encrucijada: elegir el camino correcto
Cuando Measuremen adquirió una empresa de tecnología de sensores en 2021, heredó su sistema de informes Power BI existente. Al mismo tiempo, su contrato con Sisense estaba a punto de renovarse, lo que planteaba una elección crítica: continuar con Sisense, cambiar a Power BI o explorar algo completamente distinto.
No tardaron mucho en tomar una decisión.
“Utilizar Sisense solo tenía ventajas. Power BI nos parecía anticuado y no nos ofrecía el nivel de personalización que necesitábamos. Con Sisense, podíamos controlar totalmente el aspecto, adaptar los cuadros de mando a nuestros clientes y crear una experiencia más fluida”
Más allá de la estética, Measuremen descubrió que Sisense era más flexible, más fácil de personalizar y se adaptaba mejor a las necesidades de sus clientes. En lugar de hacer malabarismos con dos plataformas analíticas, el equipo focalizó toda su estrategia en Sisense, lo que les permitió centrarse en ofrecer una experiencia analítica única y escalable.
Revolucionando el análisis con Sisense
Al integrar Sisense, Measuremen transformó por completo su proceso de análisis: automatizó los informes, mejoró la calidad de los datos y proporcionó información más rápido que nunca.
De un plazo de entrega de dos semanas a informes en el mismo día
Measuremen puede ahora generar información al instante, eliminando la carga de la creación manual de informes y ofreciendo más rápidamente valor al cliente.
“Antes de desplegar Sisense, la elaboración de informes tardaba dos semanas. Ahora se entregan en el mismo día. Lo que antes nos llevaba 16 horas de trabajo, ahora se hace en solo 30 minutos”.
¡Adiós a los errores humanos! ¡Hola a la validación automatizada de datos!
Con la tecnología ElastiCube de Sisense, Measuremen puede configurar controles de calidad automatizados que detectan al instante anomalías en los datos, como un recuento de ocupación imposible o una falta de coincidencia de GPS que indica que una persona no se encuentra en el lugar”.
“En lugar de analizar manualmente los informes en busca de errores, Sisense lo hace por nosotros. Si algo no cuadra, recibimos una alerta de inmediato. Esto significa mejores datos, menos errores y más confianza en nuestros conocimientos”.
Informes más ágiles
Measuremen ha sustituido los PDF estáticos por cuadros de mando totalmente interactivos con la tecnología Sisense. Ahora los clientes pueden:
- Filtrar datos por día, hora y ubicación
- Comparar múltiples métricas del lugar de trabajo de forma dinámica
- Acceder a datos históricos y en tiempo real en un solo lugar
“Los clientes ya no tienen que rebuscar entre PDF desactualizados en sus correos electrónicos. Todo está centralizado, siempre actualizado y es totalmente interactivo”.
Eficiencia liberada: mejores resultados, menos recursos
Antes de Sisense, se necesitaba un equipo de 5 personas para crear informes. Con Sisense, toda la plataforma de análisis de Measuremen es gestionada ahora por dos empleados a tiempo parcial, lo que supone una importante mejora de la eficiencia.
En lugar de dedicar tiempo a la elaboración manual de informes, un especialista en BI y un ingeniero de datos a tiempo parcial se centran ahora en el mantenimiento de la plataforma, la mejora del almacén de datos y la integración de nuevas soluciones y tipos de sensores para los clientes.
“Antes, teníamos a cinco personas trabajando a tiempo completo en la creación de informes. Ahora, tenemos dos empleados a tiempo parcial”.
Personalización escalable = satisfacción del cliente
Cuando los clientes tienen demandan necesidades específicas, Measuremen puede ofrecérselas a escala. Los análisis personalizados, como el seguimiento de la utilización de las plazas de aparcamiento y las tendencias de horarios de los empleados, antes requerían enormes recursos. Y una personalización especialmente compleja era, sencillamente, imposible. Los cuadros de mando personalizados elaborados ahora con Sisense permiten a los clientes tomar decisiones más rápidas e inteligentes in situ.
“La potencia de Sisense reside en lo fácil que es adaptarlo a nuestras necesidades. Lo hemos adaptado a controles de datos de alta calidad, diversos casos de uso de clientes y análisis escalables, todo en un lugar centralizado”.
El futuro: aumentar el nivel con IA y análisis predictivo
Measuremen no se detiene aquí. La empresa ya está planificando nuevas formas de mejorar sus análisis con Sisense, entre las que se incluyen:
Análisis interactivos con IA y Lenguaje Natural (NLQ)
Asistentes inteligentes impulsados por IA para guiar a los usuarios finales a través de los cuadros de mando
Desarrollando las capacidades predictivas
Análisis predictivo para predecir las tendencias de ocupación y la utilización del espacio
Visión holística del universo de datos
Integración con datos de RRHH y gestión de instalaciones para crear una plataforma de inteligencia del lugar de trabajo totalmente conectada
“Queremos llevar nuestra plataforma al siguiente nivel, haciéndola aún más esencial para nuestros clientes. Con Sisense, sabemos que podemos seguir ampliando los límites de la analítica de los espacios de trabajo”.
¿Quieres saber cómo tu organización puede convertir los datos en un motor de innovación y mejora de la experiencia que proporcionas a tus clientes, tal y como lo hace Measuremen?
Hablemos, te mostraremos cómo es posible hacerlo realidad viendo Sisense en acción.
Written by Sisense Team, April 21, 2025
Translation by Parapentex Studios