“Orgullosamente australiana, VT Freight Express (VTFE) es el proveedor líder de servicios de transporte urgente en Australia, con entregas en Victoria, Tasmania, Australia Meridional, Australia Occidental, Territorio del Norte, ACT y el sur de Nueva Gales del Sur. Su evolución y crecimiento dio paso natural a la necesidad de liderar con datos un futuro más eficiente e inteligente”.
VTFE y el contexto de su alianza con Sisense
Fundada en 2010 como VicTas Freight Express, la empresa cambió de nombre en 2020 para reflejar su modelo de negocio en evolución y su expansión a otras regiones, estados y territorios, una decisión impulsada por los clientes que exigían la «experiencia VTFE» por excelencia.
De propiedad y gestión privadas, y con más de 100 años de experiencia combinada, VTFE se enorgullece de saber que cientos de sus socios comerciales confían en sus servicios cada día. Es algo que la empresa no se toma a la ligera, por lo que la tecnología inteligente sustenta todo lo que hace.
Pasar a una solución de inteligencia empresarial (BI) era el siguiente paso natural para la organización. Tim Thomas, Controller Financiero de VTFE, lidera la transformación de la empresa hacia un futuro más inteligente y eficiente con Sisense.
Eliminando los retrasos con información en tiempo real
VTFE implantó un nuevo sistema de gestión de transporte en 2017, lo que generó más datos de los que la empresa estaba acostumbrada. El cambio a este nuevo sistema también ayudó a VTFE a dejar atrás los métodos tradicionales manuales con papel y lápiz para las entregas, pasando a utilizar escáneres portátiles.
Aunque fue una gran mejora para el impacto medioambiental de la empresa, ya que VTFE redujo su consumo de papel en más de un 80%, aún no era una solución completa que permitiera a VTFE obtener información valiosa de su montaña de datos.
Como afirma Tim: “Teníamos mucha más información con la que trabajar y muchos más datos que podíamos introducir y que nuestros clientes también podían facilitar. Pero no teníamos forma de utilizarlos de manera eficiente”.
“La visión de la herramienta de BI que buscábamos era poder representar la enorme cantidad de datos que recopilamos en imágenes fáciles de entender para todos los aspectos del negocio. La clave era que, una vez completado el cuadro de mando, no hubiera que intervenir, ya que dedicábamos demasiado tiempo a manipular y generar informes a partir de los datos de las hojas de cálculo”.
Tim afirma que, utilizando solo informes en PDF y Excel, había un retraso de hasta una semana. Es más, como «fuente de referencia» de la empresa para todo lo relacionado con los datos, la creación de estos informes le llevaba mucho tiempo. Como Controller Financiero, su tiempo se aprovechaba mejor si se centraba en tareas más estratégicas.
Para crecer, VTFE necesitaba una solución más sostenible: la empresa tenía que capacitar a todo el mundo para que pudiera interpretar los datos. Estaba claro que necesitaba una solución de BI inteligente.
Democratizar los datos y aumentar la eficiencia con análisis integrados
Cuando VTFE se dio cuenta de que necesitaba una solución de BI, inició un proceso de evaluación para investigar todas las opciones disponibles en el mercado.
Tras las primeras investigaciones, se redujeron las opciones de búsqueda a dos.
“Sisense destacó rápidamente como una plataforma fácil de usar para alguien como yo, que no tiene experiencia en programación. Las otras que probamos requerían que el usuario supiera bastante sobre programación. En cambio, Sisense era muy fácil de usar, se podía conectar con nuestro software TMS, que está basado en SQL. Solo teníamos que iniciar sesión y descargar los datos; era así de sencillo”.
A Tim le encantó el hecho de que ahora crear un modelo de datos fuera muy sencillo. Ya no tenían que extraer datos de diferentes columnas ni utilizar fórmulas complejas para extraer diferentes puntos de entrada de datos.
La base de datos analítica de alto rendimiento exclusiva de Sisense, ElastiCube, con almacenes de datos ultrarrápidos diseñados específicamente para soportar las extensas consultas que requieren las aplicaciones de BI ElastiCube fue un factor diferenciador clave. Esto no solo permitió a VTFE recopilar datos de múltiples fuentes y luego fusionarlos, manipularlos y consultarlos como si se tratara de un conjunto de datos consolidado, sino que también significó que ahora cualquiera podía crear modelos de datos y cuadros de mando, lo que supuso el principal argumento de venta y convirtió a Sisense en el claro ganador del proceso.
Argumentos a favor de una solución basada en la nube
VTFE se encuentra ubicada en una región en la que la infraestructura de fibra óptica debe complementarse con satélites instalados en los tejados, lo que a menudo provoca cierta inestabilidad en las conexiones, un verdadero inconveniente para una empresa que opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y que promete entregas puntuales.
“En todo el país, la velocidad de Internet es un problema —señala Tim—, por tanto, alojar los datos en un servidor interno provocaría un retraso significativo. Simplemente no tenemos el ancho de banda necesario para soportarlo”.
Para remediar este problema, VTFE necesitaba una solución que lo trasladara todo a la nube.
Desplegando la plataforma en Sisense Cloud
VTFE tomó la decisión de trasladarse a la nube, lo que, según Tim, ha facilitado exponencialmente la carga y la gestión de datos. Anteriormente, la empresa utilizaba FileZilla para subir archivos. Con Sisense Cloud, no solo es más eficiente, sino también más seguro.
Y lo que es mejor, el alojamiento en Sisense Cloud proporciona facilidad de uso, mientras que Linux mejora astronómicamente la velocidad y el tiempo de carga de archivos de gran tamaño en los nuevos cuadros de mando. También ha eliminado los tiempos de espera.
“No desplegar Sisense en nuestra infraestructura ha sido una ventaja real, porque simplemente no teníamos el ancho de banda necesario para soportarlo. Desde que utilizamos Sisense Cloud, no hemos tenido ningún problema de rendimiento y la velocidad ha sido excepcional, incluso al cargar grandes conjuntos de datos”.
Sisense Cloud también ha ayudado a aumentar la eficiencia de VTFE, proporcionándole todo lo que necesita para supervisar, realizar actualizaciones, mantener la seguridad, etc., lo que libera al personal para que se centre en tareas más estratégicas.
Paneles de control con tecnología Sisense en acción
Uno de los primeros cuadros de mando que implementó VTFE estaba destinado a mejorar sus rutas de reparto en el metro. Anteriormente, se utilizaban hojas de cálculo para gestionar esta tarea. Con un panel de control, resultó fácil visualizar la mejor forma de reestructurar los repartos para que los conductores no estuvieran sobrecargados ni rindieran por debajo de lo esperado.
Se creó otro panel de control para ayudar con la dotación de personal. VTFE depende de mano de obra temporal para desmontar los envíos de cartón. Al consultar los datos en tiempo real, la empresa puede determinar cuántos trabajadores necesita. Esto ayuda a VTFE a aumentar la eficiencia sin sobrecargar al personal.
Implementación rápida, fácil y asequible
Una gran ventaja de elegir Sisense fue el hecho de que, básicamente, está listo para usar nada más sacarlo de la caja, por así decirlo. Con un poco de formación al principio y siguiendo las mejores prácticas para configurar cubos de datos y paneles de control, las empresas pueden poner en marcha su nueva solución de BI en muy pocas semanas, en solo un mes y medio.
“Después de unas pocas horas de formación, ya estás listo para empezar. Y si surge algún problema y necesitas ayuda adicional, Sisense ofrece formación en línea (Sisense Academy) y un centro de conocimientos (Sisense Community) al que puedes acceder de forma gratuita. No tienes que pagar horas de asistencia para crear cuadros de mando, lo cual es excelente”.
La implementación de Sisense requirió dos sesiones de formación de una hora a la semana durante seis semanas. En esta formación, se utilizaron los datos en tiempo real de VTFE para crear su primer ElastiCube. Durante este tiempo también se implementaron los paneles de control que permiten a VTFE obtener información en tiempo real. A partir de ahí, Tim llevó a cabo una pequeña serie de sesiones de formación informales para presentar el nuevo sistema a su equipo.
Impacto
Gracias a Sisense, VTFE ahora puede implementar rápidamente cambios para mejorar el servicio. Al supervisar las operaciones de los clientes en tiempo real, en lugar de con un informe de hace una semana, el CRM de VTFE puede llegar al fondo de los problemas rápidamente.
Al supervisar el rendimiento de las entregas de su red, la empresa ha podido detectar cuándo el servicio de un agente o una región en particular está decayendo antes de que lo comunique el agente o un cliente, lo que permite a VTFE solucionar el problema de forma proactiva.
Uno de los mayores impactos se observó al inicio de la pandemia, durante los confinamientos, cuenta Tim. Con Sisense, VTFE pudo agrupar su base de clientes por sectores y planificar rápidamente y sin problemas las necesidades de personal y conductores en función de los sectores que iban a cerrar. Al poder supervisar las consultas de atención al cliente con datos en tiempo real y resolver eficazmente las situaciones antes de que se complicaran, han podido reducir significativamente las consultas.
“La implementación de Sisense ha sido un gran proyecto que está teniendo un impacto muy positivo en nuestro negocio. Ahora con Sisense podemos adelantarnos y abordar cualquier problema que se nos presente”.
La posibilidad de presentar datos en tiempo real en un panel de control ha sido beneficiosa para las opiniones de los clientes. Ahora, si los clientes preguntan por qué el coste total mensual es demasiado alto, VTFE tiene pruebas respaldadas por datos que justifican el aumento.
Es más, el personal de ventas también ha sido más proactivo con la base de clientes de VTFE desde la implementación de Sisense. Ahora pueden supervisar diariamente las operaciones de un cliente por zonas para asegurarse de que opera al nivel adecuado. Además, cualquier caída se detecta inmediatamente y se actúa en consecuencia mediante su CRM.
Posibilidades futuras
De cara al futuro, Tim ve un gran potencial y quiere aprovechar el potencial de Sisense para la base de clientes de VTFE creando un portal con paneles de control específicos para cada cliente. La integración de cuadros de mando personalizados para los clientes les permitirá supervisar el rendimiento de VTFE en todas sus zonas, así como los costes del servicio.
“Consideramos que esto supone un valor añadido para nuestros clientes actuales y un aliciente para los clientes potenciales, atrayéndolos hacia nuestra empresa. VT Freight Express se enorgullece de ofrecer el mejor servicio. Y nuestra confianza en ello, al mostrarlo públicamente, no haría sino aumentar el valor de nuestras afirmaciones, haciéndonos responsables de ellas”.
¿Quieres saber cómo tu organización puede convertir los datos en un motor para optimizar la eficiencia de tus procesos, tomar decisiones más informadas y mejorar la experiencia que proporcionas a tus clientes, tal y como lo hace VTFE?
Hablemos, te mostraremos cómo es posible hacerlo realidad viendo Sisense en acción.
Written by Sisense Team (December 2022), Translation by Parapentex Studios, 2024